7 habitudes clés pour réussir les audits de RS&DE

Au cours des dernières années, l’ARC a augmenté la fréquence et le niveau de contrôle des audits de RS&DE. Si vous réclamez ou avez réclamé des crédits d’impôt RS&DE, il est probable que vous vous remettez d’un audit récent ou que vous en subirez un prochainement. En raison de la nature interprétative au cas par cas du mérite scientifique des projets, le résultat d’un audit n’est jamais totalement prévisible. Cependant, les habitudes ci-dessous, si elles sont adoptées lors de la préparation de votre audit, devraient vous aider à mieux contrôler le flux d’informations parvenant à l’auditeur et à minimiser le risque de mauvaise compréhension des faits concernant votre projet.

Renforcez votre documentation justificative

De nombreux auditeurs vous diront que la documentation justificative n’est pas une question de volume. Il s’agit d’avoir/montrer la documentation qui compte. C’est-à-dire la documentation qui justifie soit le travail de diligence raisonnable, les activités de test et d’analyse, la présence d’incertitudes technologiques et l’enregistrement des avancements. L’époque où les auditeurs acceptaient de passer au crible des classeurs et des classeurs d’informations techniques rassemblées au hasard pour tenter de trouver les informations pertinentes est révolue. Il incombe au demandeur d’organiser le flux de documentation justificative de manière à renforcer les aspects d’admissibilité de ses projets

Organisez le flux de présentation

Ne tirez pas de conclusions hâtives. Lors de la présentation d’un projet, il est important de se mettre à la place de l’auditeur de l’ARC et de tenir compte de ce qu’il cherche à comprendre et à qualifier dans votre projet. En général, avant que vous ne commenciez à décrire les détails des tests effectués, les auditeurs doivent avoir une idée claire de : Ce qui a motivé le projet (aperçu rapide du contexte commercial) et en quoi il est pertinent pour le domaine d’expertise de votre entreprise. Le niveau de diligence raisonnable entrepris avant le début du projet. L’établissement de la diligence raisonnable est très important. Cela implique de récapituler toutes les recherches que vous avez pu entreprendre en ligne, de recueillir les commentaires de vos fournisseurs/clients et également de décrire les premiers tests que vous avez pu effectuer. Quand le projet de RS&DE a commencé.

(Re)clarifier les incertitudes au niveau technologique

Lorsqu’un audit est demandé, il est temps de relire de manière critique votre soumission initiale et d’évaluer si votre incertitude se concentre davantage sur le niveau du produit/commercial que sur le principe technologique sous-jacent. Rappel : l’incertitude doit aller au-delà de la simple question de savoir si quelque chose peut fonctionner ou non, ou si un objectif donné peut être atteint. Une incertitude existe lorsque, une fois que toutes les options de pratique courante ont été épuisées, il reste un écart technologique qui empêche le projet d’avancer.

Établissez des liens, encore et toujours

Lors de la présentation des informations à l’ARC, il est important d’établir autant que possible les liens entre les différents éléments, c’est-à-dire de clarifier comment les tests et les activités sont liés aux incertitudes, comment la documentation se rapporte aux tests et comment les coûts découlent des activités réclamées. Dans certaines demandes de renseignements, certains auditeurs demandent aux demandeurs d’organiser des tableaux reliant les incertitudes, les avancements, les tests et la documentation. C’est un bon réflexe de présentation car il rend l’information plus facile à comprendre.

Comprenez comment l’ARC vous perçoit

Le plus souvent, les auditeurs de l’ARC effectuent une recherche approfondie sur le web concernant votre entreprise, votre technologie et vos principaux concurrents afin de comprendre quelle est la pratique courante dans votre secteur. Préparez-vous à cela en analysant les affirmations de vos concurrents ou fournisseurs sur leurs sites web, et soyez prêt à différencier votre projet de ce qui est disponible / annoncé sur le web.

Élargissez la portée de votre avancement

Dans l’ensemble, un avancement en RS&DE est la génération de nouvelles connaissances dérivées des résultats de l’expérience. Il doit aller au-delà de l’élimination des options non fonctionnelles (par exemple, nous avons appris que cette solution ne fonctionne pas) et s’étendre à ce qui a été appris lors du test de l’option (c’est-à-dire jusqu’à quel point elle a fonctionné avant d’échouer). De plus, pour l’ARC, « Une des implications de l’avancement est que les nouvelles connaissances sont applicables dans un sens plus large. C’est-à-dire que les nouvelles connaissances pourraient être utiles dans d’autres situations ou circonstances au-delà du projet actuel dans lequel l’avancement a été réalisé. » Par conséquent, soyez prêt à expliquer comment votre avancement pourrait s’appliquer à d’autres situations dans votre entreprise.

Faites valoir votre point de vue au bon moment

Les auditeurs de l’ARC disposent souvent d’un temps limité par projet pour en saisir la complexité. Par conséquent, une réunion en face à face avec l’ARC représente une occasion unique de présenter les mérites RS&DE de vos projets et de s’assurer que l’ARC a une compréhension approfondie de l’ensemble. Si vous avez l’impression qu’à la fin de l’explication, l’auditeur reste indécis ou hésitant, abordez-le immédiatement avec lui/elle. Dans l’ensemble, les audits RS&DE de l’ARC restent une science largement empirique dont le résultat dépend de la documentation justificative disponible et de la façon dont elle est utilisée pour expliquer les projets. Cela dépend également quelque peu des auditeurs eux-mêmes et de la compréhension de ce qu’ils aiment voir lors de l’examen des projets. Les experts d’Ayming possèdent une connaissance approfondie de la façon de gérer un audit RS&DE complexe de l’ARC et peuvent vous guider et vous assister tout au long du processus.